档案工作经验交流|深耕档案数字化转型 获评全市首家数字档案室
档案作为事业发展重要宝贵资源,数字化转型已是当下档案工作核心任务。为落实国家及省内档案数字化相关部署,漳州市公路事业发展中心高度重视档案数字化建设工作,多措并举稳步推进相关工作,各项建设取得阶段性成果。
作为当地档案数字化工作先行单位,市公路中心数字化探索起步较早。2008 年率先启用 OA 办公系统,试行文书档案双套制管理,开启数字化建设之路。2016 年投入 130 万元开展数字化一期项目,完成 300 万页纸质档案扫描,录入机读目录 42 万余条,数据容量达 3T,公路工程专业档案实现百分之百数字化。2024 年自研上线数字档案管理系统,整合多类业务系统,实现档案全流程数字化管控。2025 年 11 月,中心顺利通过省级评审,获评全市首家数字档案室,档案管理正式迈入数智化阶段。
工作推进期间,市公路中心以制度建设为抓手,搭建标准化管理体系。成立由主要负责人牵头的专项领导小组,划分各部门工作职责,形成协同工作模式。结合发展实际制定长期规划与五年建设方案,明确数字化、智能化、便捷化发展方向。先后制定 15 项核心管理制度,规范档案全生命周期流程,统一电子档案数据标准,完善安全运维、应急处置相关规章,落实人员管控要求,搭建完整档案安全防护体系,保障档案管理规范有序开展。
市公路中心软硬件同步升级,夯实智慧档案运行根基。硬件上升级机房设施,添置国产化安全设备,完成各类信创程序适配;建成 330 平方米标准化档案库房,配套恒温消防、安防净化等设施,切实守护实体档案存储安全。软件方面打造多终端一体化管理平台,兼具档案归档、检索查询、日常监管等功能,借助数据中台破除系统壁垒,推动档案数据整合共享。
市公路中心立足实际应用需求,档案资源价值不断释放。单位创新推行电子公文单套制归档模式,简化归档流程,归档效率提升九成,实现无纸化档案留存。严格执行电子档案四性检测标准,自 2023 年起累计检测电子公文 2000 件,出具检测报告 4000 余份。目前中心各类档案整体数字化率超 98%,档案查阅使用更加高效精准。
同时中心从资金、人才、数据三方面筑牢保障防线,累计投入 150 万元用于数字化建设,常态化安排档案业务培训,配备专职工作人员,采用双线数据备份方式,全方位规避档案数据安全风险。
现如今档案数字化建设成效颇丰,档案线上化管理大幅缩减运营成本,海量数字档案资源为公路建设运营提供可靠数据支撑。中心摸索形成的档案管理模式,凝练出特色工作经验,为省内交通领域档案数字化转型提供参考样板。
后续,市公路中心将持续深耕档案数字化建设。深挖档案大数据价值,赋能公路建设养护决策工作;引入人工智能等前沿技术,升级智慧档案服务能力;推动跨区域档案信息互通共享。中心将持续精进工作,全力打造省级公路档案数字化标杆,以优质档案服务助力数字福建强省建设。